步骤二：决定文章的正式程度

在这个步骤中需要把握以下的内容：

1.正式程度的判断依据：正式指数

判断在某一个商务文书中所应该采用的正式程度，可以应用“正式指数”来操作。所谓的“正式指数”主要根据以下三个问题所涉及的内容来确定：

商务文书的撰写者本身是否很了解目标读者；

目标读者的地位比商务文书的撰写者低吗；

商务文书的内容是好消息吗。

商务文书的撰写者应就这三个问题的实际情况在“1－10”之间来分别予以打分：如果特别了解目标读者就是10分，比较了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是给自己的下属写则为10分，平级则为5分，给自己的上级写则为1分；如果内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。

这三个问题的得分之和越低，则相应的商务文书应该越正式。

2.正式程度的表现

在了解了正式指数的内容之后，我们接着来讨论商务文书正式程度所表现的方面：

形式

这里所谓的“形式”，是指商务文书所采用的媒介的形式，例如发电子邮件、寄书信或者留便签等。不同的媒介形式，决定了商务文书的体裁、格式以及称谓等具体内容。

按照正式程度来划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，通常会给目标读者以受到重视的感觉；而一般的电子邮件、便签等则属于非正式的商务文书。

称谓

“称谓”就是对目标读者的称呼。

语气

而“语气”，就指是在撰写商务文书的过程中采取相对轻松愉快的口吻还是比较凝重严肃的口气的选择。

【自检2-1】

请分析并得出围绕以下主题而撰写的商务文书的正式指数：

（1）某公司总经理要组织各部门秘书共进午餐，要求其秘书代表自己给他们发送的通知邮件；

（2）某公司的一个普通员工发现经常有员工违反禁止在会议室里吃中餐的规定，于是决定写给行政部经理的一封投诉信。

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参考答案2－1

（1）按照正式指数的三个问题来进行分析，这样的一个邮件的最后得分应该在20多分；因此，该邀请邮件的目标应该是让这些秘书都能参加，邮件为非正式的，口吻语气可以是比较轻快的。

（2）同样按照正式指数的三个问题来进行分析，这样的一封投诉信的最后得分应该不会超过10分；因此，这封投诉信应该是很正式的，并且特别需要注意措词。